سياسة الاحتفاظ بالوثائق واتلافها

المقدمة

 

وضعت هـذه السياسة بهـدف تـقديـم الأسس والتوجهات التي على الجمعية اتـباعها بخصوص

إدارة وحفظ وإتلاف الوثائق الخاصة بالجمعية .

 

نطاق التطبيق:

 

تستهدف هذه السياسة جميع من يعمل لصالح الجمعية وبالأخص رؤسـاء أقسام أو إدارات

الجمعية وأصحاب الصلاحية و مجلس الإدارة حيث تقع عليهم مسؤولية تطبيق ومتابعة

ما يرد في هذه السياسة .

 

إدارة الوثائق

 

يجب على الاحتفاظ بجميع الوثائق الورقية والالكترونية لدى الجهات ذات العلاقة بمقر الجمعية وتشمل الآتي :

                  نوع السجل مدة الحفظ          ملاحظات
 

اللوائح والسياسات

 

حفظ دائم

 
سجل العضوية والاشتراكات في الجمعية

العمومية وبيانات الأعضاء المؤسسين

 حفظ دائم  
سجل العضوية لمجلس الإدارة وبيانات

الأعضاء

 حفظ دائم  
  محاضر اجتماعات الجمعية العمومية  حفظ دائم  
    محاضر اجتماعات مجلس الإدارة  حفظ دائم  
        سجل قرارات مجلس الإدارة  حفظ دائم  
             السجلات والأصول  حفظ دائم  
               السجلات المالية  حفظ لمدة

10 سنوات

 
           سجل الصادر والوارد  حفظ لمدة

4 سنوات

 
               سجل الزيارات  حفظ دائم  
                    الصكوك  حفظ دائم  
     التراخيص والسجلات الحكومية  حفظ دائم  

 

الاحتفاظ بالوثائق

يجب على الجهة المعنية تحديد مدة الحفظ لجميع الوثائق التي لديها . وقد تقسمها إلى التقسيمات التالية :

  • حفظ دائم
  • حفظ لمدة 4 سنوات
  • حفظ لمدة 10 سنوات
  • يجب إعداد لائحة توضح نوع السجلات في كل إدارة وقسم .

 

  • يجب الاحتفاظ بنسخة إلكترونية لكل ملف أو مستند حفاظا على الملفات مـن التلف عند

 

المصائب الخارجة عـن الإرادة مثل النيران أو الأعاصير أو الطوفان وغيرهـا وكذلك

 

لتوفير المساحات ولسرعة استعادة البيانات

 

  • يجب أن تحفظ النسخ الالكترونية فـي مكان آمـن مثل السيرفرات الصلبة أو السحابية أو

 

ماشابهها

 

  • يجب أن تضع الجهة المعنية بحفظ الوثائق التي لديها لائحة خاصة بإجراءات التعامل مع

 

الوثائق وطلب الموظف لأي مـلف مـن الأرشيف وإعادتها وغـير ذلك مما يتعلق بمكان

 

الأرشيف وتهيئته ونظامه.

 

  • يجب على الجهة المعنية أن تحفظ الوثائق بطريقة منظمة حتى يسهل الرجوع للوثائق

 

ولضمان عدم الوقوع في مظنة الفقدان أو السرعة أو التلف .

 

إتلاف الوثائق

 

– يتم التخلص من الوثائق التي انتهت المدة المحددة للاحتفاظ بها بواسطة محضر يتم إعداده

 

مـن قبل اللجنة والتأكد من أن الطريقة التي تم التخلص واتلاف الوثائق هـي آمنة

 

وسليمة وتضمن إتلاف كامل للوثائق من خلال لجنة مشكلة من عضوية كل من :

 

لجنة متابعة الاحتفاظ بالوثائق واتلافها :-

 

1 –

 

2 –

 

3 –

 

جميع الحقوق محفوظه جمعية البر الخيرية بمحافظة رياض الخبراء 2018 , تصميم واستضافة مؤسسة الابداع الرقمي