سياسة تعارض المصالح

1 ـ تمهيد

* تحترم جمعية البر الخيرية برياض الخبراء خصوصية كل شخص يعمل لصالحها

و تعد ما يقوم به من تصرفات خارج إطار العمل ليس من اهتمامها إلا أن الجمعية ترى أن المصالح الشخصية لمن يعمل لصالحها أثناء ممارسة أي أنشطة اجتماعية

أو مالية أو غيرها قد تتداخل بصورة مباشرة أو غير مباشرة مع موضوعيته أو ولائه للجمعية مما قد ينشأ معه تعارض في المصالح .

* تؤمن الجمعية بقيمها و مبادئها المتمثلة في النزاهة و العمل الجماعي و العناية

و المبادرة و الإنجاز ، و تأتي سياسة تعارض المصالح الصادرة عن الجمعية لتعزيز تلك القيم و حمايتها ، و ذلك لتفادي أن تؤثر المصلحة الشخصية أو العائلية أو المهنية لأي شخص يعمل لصالح الجمعية على أداء واجباته تجاه الجمعية أو أن يتحصل من خلال تلك المصالح على مكاسب على حساب الجمعية .

2 ـ نطاق و أهداف السياسة : ـ

* مع عدم الإخلال بما جاء في التشريعات و القوانين المعمول بها في المملكة العربية السعودية ، التي تحكم تعارض المصالح ، و نظام الجمعيات والمؤسسات الأهلية

و لائحته التنفيذية و اللائحة الأساسية للجمعية ، تأتي هذه السياسة استكمالاً لها دون أن تحل محلها .

* تطبق هذه السياسة على كل شخص يعمل لصالح الجمعية ، و يشمل ذلك أعضاء الجمعية العمومية و أعضاء مجلس الإدارة و أعضاء اللجان المنبثقة من مجلس الإدارة و مديري الجمعية التنفيذيين و جميع موظفيها و متطوعيها .

* يشمل تعارض المصالح ما يتعلق بالأشخاص أنفسهم المذكورين في الفقرة السابقة و مصالح أي شخص آخر تكون لهم علاقة شخصية بهم ، و يشمل هؤلاء ، الزوجة و الأبناء و الوالدين و الأشقاء و غيرهم من أفراد العائلة .

* تعد هذه السياسة جزءاً لا يتجزأ من الوثائق التي تربط الجمعية بالأشخاص العاملين لصالحها ، سواءً كانت تلك الوثائق قرارات تعيين أو عقود عمل .

* تُضَمّن الجمعية العقود التي تبرمها مع استشارييها الخارجيين أو غيرهم نصوصاً تنظم تعارض المصالح بما يتفق مع أحكام هذه السياسة .

* تهدف هذه السياسة إلى حماية الجمعية و سمعتها و من يعمل لصالحها من أي أشكال تعارض المصالح السلبية التي قد تنشأ بسبب عدم الإفصاح .

3 ـ التعريفات : ـ   

الجمعية و يقصد بها جمعية البر الخيرية في محافظة رياض الخبراء

السياسة : و يقصد بها سياسة تعارض المصالح

المجلس : يقصد به مجلس إدارة جمعية البر الخيرية في محافظة رياض الخبراء

4 ـ مسئوليات و صلاحيات مجلس الإدارة و الإدارة التنفيذية الخاصة بسياسة تنظيم تعارض المصالح 

* إدارة تعارض المصالح أحد الاختصاصات الرئيسة لمجلس الإدارة .

* يجوز للمجلس تكوين لجان محددة أو تكليف أحد لجانه المنبثقة من المجلس للنظر في المسائل التي من المحتمل أن تنطوي على تعارض مصالح مع مراعاة متطلبات استقلالية تلك اللجان .

* لا يكون الشخص في حالة تعارض مصالح إلا إذا قرر مجلس إدارة الجمعية فيما يخص تعاملات الجمعية مع الغير أو تعاملات أعضاء المجلس و كبار التنفيذيين في الجمعية أن الحالة تنضوي على تعارض مصالح ، و تكون صلاحية القرار مع المسؤول التنفيذي بخصوص باقي موظفي الجمعية .

* يجوز لمجلس الإدارة وفقاً لسلطته التقديرية أن يقرر ـ بشأن كل حالة على حدة ـ الإعفاء من المسؤولية عند تعارض المصالح الذي قد ينشأ عرضاً من حين لآخر في سياق نشاطات الشخص و قراراته المعتادة ، أو الذي قد ينشأ في سياق عمله مع الجمعية ، سواءً ما يتعلق بمصالح مالية أو بمصالح تعيقه عن القيام بواجبه في التصرف على أكمل وجه بما يتوافق مع مصالح الجمعية .

* عندما يقرر مجلس الإدارة أن الحالة تعارض مصالح ، يلتزم صاحب المصالح المتعارضة بتصحيح وضعه و بجميع الإجراءات التي يقررها مجلس الإدارة و إتباع الإجراءات المنظمة لذلك .

* لمجلس إدارة الجمعية صلاحيات إيقاع الجزاءات على مخالفي هذه السياسة ، و رفع القضايا الجنائية و الحقوقية للمطالبة بالأضرار التي قد تنجم عن عدم التزام جميع ذوي العلاقة بها .

* مجلس الإدارة هو المخول في تفسير أحكام هذه السياسة على أن لا يتعارض ذلك مع الأنظمة السارية و اللائحة الأساسية للجمعية و أنظمة الجهات المشرفة .

* يعتمد مجلس الإدارة هذه السياسة و يبلغ جميع موظفي الجمعية و تكون نافذة من تاريخ الإبلاغ .

* يتولى مجلس الإدارة التأكد من تنفيذ هذه السياسة و العمل بموجبها و إجراء التعديلات اللازمة عليها .

5 ـ حالات تعارض المصالح : ـ

* لا يعني وجود مصلحة لشخص يعمل لصالح الجمعية في أي نشاط يتعلق سواءً بشكل مباشر أو غير مباشر بالجمعية قيام تعارض في المصالح بين الطرفين و لكن قد ينشأ تعارض المصالح عندما يطلب ممن يعمل لصالح الجمعية أن يبدي رأياً أو يتخذ قراراً أو يقوم بتصرف لمصلحة الجمعية ، و تكون لديه في نفس الوقت إما مصلحة تتعلق بشكل مباشر أو غير مباشر ، بالرأي المطلوب منه إبداؤه أو بالتصرف المطلوب منه اتخاذه أو أن يكون لديه التزام تجاه طرف آخر غير الجمعية يتعلق بهذا الرأي أو القرار أو التصرف إذ تنطوي حالات تعارض المصالح على انتهاك للسرية و إساءة لاستعمال الثقة و تحقيق لمكاسب شخصية و زعزعة للولاء للجمعية .

* هذه السياسة تضع أمثلة لمعايير سلوكية لعدد من المواقف إلا أنها بالضرورة لا تغطي جميع المواقف الأخرى المحتمل حدوثها ، و يتحتم على كل من يعمل لصالح الجمعية التصرف من تلقاء أنفسهم بصورة تتماشى مع هذه السياسة ، و تجنب ما قد يبدو أنه سلوك يخالف هذه السياسة و من الأمثلة على حالات التعارض ما يلي : ـ

– ينشأ تعارض المصالح مثلاً في حالة أن عضو مجلس الإدارة أو عضو أي لجنة من لجانه أو أي من موظفي الجمعية مشاركاً في أو له صلة بأي نشاط أو له مصلحة شخصية أو مصلحة تنظيمية أو مهنية في أي عمل أو نشاط قد يؤثر بشكل مباشر أو غير مباشر على موضوعية قرارات ذلك العضو أو الموظف أو على قدراته في تأدية واجباته و مسؤولياته تجاه الجمعية .

– ينشأ التعارض في المصالح أيضاً في حالة أن عضو مجلس الإدارة أو أحد كبار التنفيذيين يتلقى أو يحصل على مكاسب شخصية من أي طرف سواءً كان ذلك بطريقة مباشرة أو غير مباشرة مستفيداً من موقعه و مشاركته في إدارة شؤون الجمعية .

– قد ينشأ التعارض في المصالح من خلال الاستفادة المادية من خلال الدخول في معاملات مادية بالبيع أو الشراء أو التأجير للجمعية .

– أيضاً قد ينشأ التعارض في المصالح من خلال تعيين الأبناء أو الأقرباء في الوظائف أو توقيع عقود معهم .

– من إحدى صور تعارض المصالح تكون في حال ارتباط من يعمل لصالح الجمعية في جهة أخرى و يكون بينها تعاملات مع الجمعية .

– الهدايا و الإكراميات التي يحصل عليها عضو مجلس الإدارة أو موظف الجمعية من أمثلة تعارض المصالح .

– الاستثمار أو الملكية في نشاط تجاري أو منشأة تقدم خدمات أو تستقبل خدمات حالية من الجمعية أو تبحث عن التعامل مع الجمعية .

– إفشاء الأسرار أو إعطاء المعلومات التي تعتبر ملكاً خاصاً للجمعية ، و التي يطلع عليها بحكم العضوية أو الوظيفة ، و لو بعد تركه الخدمة .

– قبول أحد الأقارب لهدايا من أشخاص أو جهات تتعامل مع الجمعية بهدف التأثير على تصرفات العضو أو الموظف بالجمعية قد ينتج عنه تعارض المصالح .

– تسلم عضو مجلس الإدارة أو الموظف أو أحد أفراد عائلته من أي جهة لمبالغ أو أشياء ذات قيمة بسبب تعامل تلك الجهة مع الجمعية أو سعيها للتعامل معها .

– قيام أي جهة تتعامل أو تسعى للتعامل مع الجمعية بدفع قيمة فواتير مطلوبة من الموظف أو أحد أفراد عائلته .

– استخدام أصول و ممتلكات الجمعية للمصلحة الشخصية من شأنه أن يٍُظهِر  تعارضاً في المصالح فعلياً أو محتملاً كاستغلال أوقات دوام الجمعية أو موظفيها أو معداتها أو منافعها لغير مصالح الجمعية أو أهدافها أو إساءة استخدام المعلومات المتحصلة من خلال علاقة الشخص بالجمعية لتحقيق مكاسب شخصية أو عائلية أو مهنية أو أي مصالح أخرى .

6 ـ الالتزامات : ـ

على كل من يعمل لصالح الجمعية أن يلتزم بالتالي : ـ

* الإقرار على سياسة تعارض المصالح المعتمدة من الجمعية عند الارتباط بالجمعية .

* الالتزام بقيم العدالة و النزاهة و المسؤولية و الأمانة و عدم المحاباة أو الواسطة أو تقديم مصلحة النفس أو الآخرين على مصالح الجمعية .

* عدم الاستفادة بشكل غير قانوني مادياً أو معنوياً هو أو أي من أهله أو أصدقائه أو معارفه من خلال أداء عمله لصالح الجمعية .

* تجنب المشاركة في اتخاذ القرارات التي تؤدي لتعارض مصالح أو توحي بذلك

* تعبئة نموذج الجمعية الخاص بالإفصاح عن المصالح سنوي

* الإفصاح لرئيسه المباشر عن أي حالة تعارض مصالح أو شبهة تعارض مصالح طارئة سواء كانت مالية أو غير مالية .

* الإبلاغ عن أي حالة تعارض مصالح قد تنتج عنه أو عن غيره ممن يعمل لصالح الجمعية .

* تقديم ما يثبت تعارض إنهاء حالة تعارض المصالح في حال وجوده أو في حال طلب الجمعية ذلك .

7 ـ متطلبات الإفصاح

– يتعين على أعضاء مجلس الإدارة و المسؤولين التنفيذيين و غيرهم من الموظفين

و المتطوعين التقيد التام بالإفصاح للجمعية عن الحالات التالية ، حيثما انطبق ،

و الحصول على موافقتها في كل حالة حيثما اقتضت الحاجة ، سواءً انطوت على تعارض فعلي أو محتمل للمصالح أم لا .

– يتعين على أعضاء مجلس الإدارة و المسؤول التنفيذي و غيرهم من الموظفين

و المتطوعين الإفصاح عن أية وظائف يشغلونها أو ارتباط شخصي لهم مع جمعية أو مؤسسة خارجية ، سواءً كانت داخل المملكة أم خارجها .

– يتعين على أعضاء مجلس الإدارة و المسؤول التنفيذي و غيرهم من الموظفين

و المتطوعين الإفصاح عن أية حصص ملكية لهم في المؤسسات الربحية .

– يتعين على أعضاء مجلس الإدارة و المسؤول التنفيذي و غيرهم من الموظفين

و المتطوعين الإفصاح عن أية وظيفة أو مصلحة أو حصة ملكية تخص أي من أفراد أسرهم ( الوالدان و الزوجة / الزوجات / الزوج و الأبناء / البنات ) ، في أية جمعيات

أو مؤسسات ربحية تتعامل مع الجمعية أو تسعى للتعامل معها .

– يتعين على كل أعضاء مجلس الإدارة و المسؤولين التنفيذيين و غيرهم من الموظفين

و المتطوعين الإفصاح للجمعية و الحصول على موافقتها على أية حالة يمكن أن تنطوي على تعارض محظور في المصالح ، و تخضع جميع هذه الحالات للمراجعة

و التقييم من قبل مجلس إدارة الجمعية و اتخاذ القرار في ذلك عند انتقال الموظف إلى وظيفة في إدارة أخرى أو غير ذلك من الوظائف التي ربما تنطوي على تعارض في المصالح ، ربما يتعين على الموظف إعادة تعبئة نموذج تعارض المصالح و أخلاقيات العمل و بيان الإفصاح في غضون 30 يوما من تغيير الوظيفة ، كما تقع على عاتق الرئيس المباشر للموظف مسؤولية التأكد من قيام الموظف بتعبئة استمارة الإفصاح على نـحو تام .

– يعرّض ـ التقصير في الإفصاح عن هذه المصالح و الحصول على موافقة الجمعية عليها ـ المدير التنفيذي و غيره من الموظفين و المتطوعين للإجراءات التأديبية طبقاً لنظام العمل و التنمية الاجتماعية في المملكة العربية السعودية و اللائحة الأساسية في الجمعية .

8 ـ تقارير تعارض المصالح : ـ

– تودع جميع نماذج إفصاح أعضاء مجلس الإدارة لدى لجنة

– تودع جميع نماذج إفصاح موظفي أو متطوعي الجمعية لدى إدارة الموارد البشرية .

– يقدم مراجع حسابات الجمعية الخارجي تقريراًَ خاصاً بالأعمال و العقود المبرمة لصالح الجمعية و التي تنطوي على مصلحة مباشرة أو غير مباشرة لعضو المجلس حال طلب رئيس مجلس الإدارة و يُضمّن ذلك مع تقريره السنوي لأداء الجمعية الذي يقدمه للجمعية العمومية .

– تُصدر الإدارة المخولة بالمراجعة الداخلية تقريراً سنوياً يُعرض على مجلس الإدارة يوضح تفاصيل الأعمال و العقود التي انطوت على مصلحة لموظفي الجمعية وفقاً لنماذج الإفصاح المودعة لديها .

– حيث أن هذه السياسة تعد جزءاً لا يتجزأ من الوثائق التي تربط الجمعية بالأشخاص العاملين لصالحها ، فإنه لا يجوز مخالفة أحكامها و الالتزامات الواردة بها .

( نماذج الجودة )

* نموذج رقم 1 ( نموذج تعهد و إقرار )

* نموذج رقم 2 ( نموذج الإفصاح عن مصلحة مالية )

* نموذج رقم 3 ( نموذج الإفصاح عن مصلحة وظيفية )

* نموذج رقم 4 ( نموذج الإفصاح عن الهدايا و الهبات )

 

جمعية البر الخيرية برياض الخبراء                              الرقم /

التاريخ :    /    /       14 هـ

 

 

تعهد و إقرار

 

1 ـ إقرار بالإطلاع على سياسة تعارض المصالح

2 ـ تعهد بالالتزام بما فيها

3 ـ تعهد بعدم الحصول على أية مصالح أو أرباح شخصية من موقعي الوظيفي

 

أقر و أتعهد أنا                                                     و بصفتي

بأنني قد اطلعت على سياسة تعارض المصالح الخاصة بجمعية البر الخيرية في محافظة رياض الخبراء ، و بناءً عليه أوافق و أقر و التزم بما فيها و أتعهد بعدم الحصول على أي مكاسب أو أرباح شخصية بطريقة مباشرة أو غير مباشرة مستفيداً من موقعي كعضو مجلس إدارة أو موظف في الجمعية ، و بعدم استخدام أي معلومات تخص الجمعية أو أصولها أو مواردها لأغراضي الشخصية أو أقاربي أو أصدقائي

و استغلالها لأي منفعة أخرى .

 

الاسم /                                                      التوقيع /

رقم السجل المدني / الإقامة / رقم الجواز :

التاريخ :     /     /     14 هـ          الموافق :     /     /    20 م

 

مصادقة صاحب الصلاحية

 

الاسم /                                                   التوقيع /

التاريخ :       /      /     14 هـ           الموافق :     /     /    20 م

 

 

( نموذج رقم 1 )

 

 

جمعية البر الخيرية برياض الخبراء

نموذج الإفصاح عن مصلحة

رقم ( 2 ) المصالح المالية

 

1 – هل تملك أي مصلحة مالية في أي جهة أو مؤسسة ربحية تتعامل مع جمعية البر الخيرية بمحافظة رياض الخبراء ؟

نعم                لا

2 ـ هل يمتلك أي فرد من أفراد عائلتك أي مصلحة مالية في أي جهة أو مؤسسة ربحية تتعامل مع الجمعية ؟

نعم                 لا

في حال الإجابة بنعم على أي من الأسئلة السابقة ، فإنه يجب عليك الإفصاح عن التفاصيل الخاصة بتملك أي عمل تجاري أو وجود مصلحة مالية في أي أعمال تجارية من قبلك أو من قبل أي من أفراد عائلتك .

اسم النشاط نوع النشاط المدينة رقم السجل أو رخصة العمل تاريخ الإصدار الهجري تاريخ الإصدار الميلادي هل حصلت على موافقة الجمعية ؟ هل ترتبط الشركة بعلاقة عمل مع الجمعية ؟ المصلحة المالية الإجمالية

%

                 
                 
                 

 

 

جمعية البر الخيرية برياض الخبراء

نموذج رقم ( 3 ) : المصالح الوظيفية

 

1 ـ هل تتقلد منصباً ( مثل منصب عضو في مجلس إدارة أو أي جهة أخرى ) أو تشارك في أعمال أو أنشطة أو لديك عضوية لدى أي                جهة أخرى غير الجمعية ؟               نعم                                                     لا

2 ـ هل يتقلد أي من أفراد أسرتك ( الوالدان / الزوجة / الزوجات / الزوج / الأبناء و البنات ) منصباً ( مثل منصب عضو في مجلس إدارة أو لجنة أو أي جهة أخرى ) أو يشارك في أعمال أو أنشطة أولديه عضوية في أي جهة أخرى غير الجمعية ؟

نعم                                                    لا

في حالة الإجابة بنعم على أي من الأسئلة السابقة فأنه يجب عليك الإفصاح عن التفاصيل الخاصة بشغل أي منصب و / أو المشاركة في أي أعمال خارجية ( مع شركاء الجمعية ، الحكومة أو القطاع الخاص ) من قبلك أو من قبل أيّ من أفراد عائلتك

 

اسم الجهة نوع الجهة المدينة هل ترتبط الجهة بعلاقة عمل مع الجمعية ؟ هل حصلت على موافقة الجمعية ؟ صاحب المنصب المنصب هل تتحصل على مكاسب مالية نظير توليك هذا المنصب ؟
               
               

 

 

 

جمعية البر الخيرية برياض الخبراء

نموذج ( 4 ) الهدايا و الهبات

 

هل قدمت لك أو لأي أحد من أفراد عائلتك هدية أو أكثر من جهة خارج الجمعية و لها صلة حالية أو مستقبلية بالجمعية سواءً قبلتها أم لم تقبلها ؟        نعم                                                           لا

في حالة الإجابة بنعم على السؤال السابق ، فإنه يجب عليك الإفصاح عن تفاصيل الهدية عند قبولها من قبلك أو من قبل أي من أفراد عائلتك .

 

اسم مقدم الهدية الجهة التي يتبع لها تاريخ تقديم الهدية الهجري تاريخ تقديم الهدية الميلادي هل قبلت الهدية ؟ هل ترتبط الجهة بعلاقة عمل مع الجمعية ؟ نوع الهدية قيمة الهدية تقديرياً بالريال
               
               

 

أقر أنا الموقع أدناه أن جميع المعلومات أعلاه محدثة و صحيحة و متماشية مع سياسة تعارض المصالح المعتمدة من الجمعية

 

الاسم  
المسمى الوظيفي  
التاريخ  
التوقيع  

 

 

 

لجنة متابعة سياسة تعارض المصالح

 

 

1 ـ

 

2 ـ

 

3 ـ

 

 

 

جمعية البر الخيرية في محافظة رياض الخبراء

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

سياسة تعارض المصالح

لجمعية البر الخيرية في محا

 

 

 

 

جميع الحقوق محفوظه جمعية البر الخيرية بمحافظة رياض الخبراء 2018 , تصميم واستضافة مؤسسة الابداع الرقمي